Freigegebenes Postfach in Outlook hinzufügen: alle Wege

Ein freigegebenes Postfach fügst du in Outlook nicht mit einem eigenen Passwort hinzu, sondern über dein eigenes Konto. Voraussetzung ist, dass ein Administrator dir im Microsoft 365 Admin Center Zugriff auf das Postfach gegeben hat. Danach erscheint es im klassischen Outlook für Windows meist von selbst, nach einem Neustart. Im neuen Outlook, in Outlook im Web, auf dem Mac und am Handy fügst du es mit zwei, drei Klicks dazu. Mails aus dem Postfach verschicken kannst du erst, wenn du auch die Berechtigung zum Senden hast.

Ein freigegebenes Postfach hat kein Passwort, mit dem sich jemand anmeldet. Microsoft schreibt dazu ausdrücklich: Die Anmeldung für das Konto des freigegebenen Postfachs immer blockieren und blockiert lassen (Microsoft Learn, About shared mailboxes). Wer das Passwort zurücksetzt und an das Team weitergibt, hat ein Konto ohne Zuordnung zu einer Person, meist ohne Zwei-Faktor-Anmeldung, und genau so ein Konto wollen Angreifer haben.

Was ein freigegebenes Postfach ist#

Ein freigegebenes Postfach ist eine gemeinsame Adresse wie office@ oder buchhaltung@, die mehrere Personen lesen und aus der sie antworten. Antwortet jemand daraus, steht beim Empfänger das Postfach als Absender, nicht die Person. Im Betrieb heißt das oft Funktionspostfach oder Gruppenpostfach. Dazu gehört ein gemeinsamer Kalender.

Die Rahmenbedingungen laut Microsoft:

• Keine eigene Lizenz bis 50 GB. Darüber, für ein Archiv oder für Beweissicherung braucht es eine Lizenz, etwa Exchange Online Plan 2.
• Höchstens 25 Personen gleichzeitig. Bei mehr empfiehlt Microsoft eine Microsoft-365-Gruppe.
• Nur Personen aus der eigenen Organisation. Eine externe Adresse, etwa ein Gmail-Konto, bekommt keinen Zugriff.
• Wer zugreift, braucht ein eigenes lizenziertes Exchange-Online-Postfach.
• Löschen lässt sich nicht verhindern: Wer Vollzugriff hat, kann jede Mail löschen.

Eine Microsoft-365-Gruppe ist etwas anderes. Sie hat ebenfalls ein Postfach und einen Kalender, erscheint in Outlook aber unter „Gruppen“ und folgt einem anderen Berechtigungsmodell. Ein freigegebenes Postfach lässt sich nicht in eine Gruppe umwandeln. Wo der Unterschied liegt, vergleicht Microsoft unter Vergleichen von Gruppen.

Vorher: die Berechtigungen im Admin Center#

Ohne Berechtigung gibt es in Outlook nichts hinzuzufügen. Es gibt drei, und sie sind unabhängig voneinander:

Vollzugriff allein reicht nicht zum Senden. Microsoft hält fest, dass ein Benutzer mit Vollzugriff keine Mails aus dem Postfach senden kann, solange er nicht zusätzlich „Senden als“ oder „Senden im Auftrag von“ hat. Für ein Teampostfach wie office@ ist „Senden als“ der Normalfall.

So vergibt man sie (Microsoft Learn, Erstellen eines freigegebenen Postfachs):

1. Im Microsoft 365 Admin Center unter Teams & Gruppen, Freigegebene Postfächer das Postfach auswählen. Dafür braucht es die Rolle Exchange-Administrator.
2. Unter Mitglieder die Personen hinzufügen. Mitglieder können laut Microsoft die eingehenden Mails und die Antworten des Postfachs sehen.
3. Welche der drei Berechtigungen jemand genau hat, steht im Exchange Admin Center unter Empfänger, Postfächer, Postfach auswählen, Verwalten der Postfachstellvertretung. Dort lassen sich Vollzugriff, „Senden als“ und „Senden im Auftrag von“ einzeln vergeben und entfernen.

Mit PowerShell in Exchange Online geht dasselbe für einzelne Personen gezielt:

Add-MailboxPermission -Identity office@beispiel.at -User anna@beispiel.at -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
Add-RecipientPermission -Identity office@beispiel.at -Trustee anna@beispiel.at -AccessRights SendAs
Set-Mailbox office@beispiel.at -GrantSendOnBehalfTo @{Add="anna@beispiel.at"}

Die Berechtigungen müssen einzeln an Personen vergeben werden, wenn das Postfach von selbst in Outlook erscheinen soll. Microsoft schreibt: Wer den Zugriff über eine Sicherheitsgruppe steuert, verliert die automatische Zuordnung. Und eine neue Berechtigung braucht Zeit. Kommt beim ersten Senden die Meldung, dass die Berechtigung fehlt, rät Microsoft, etwa eine Stunde zu warten, bis die Änderung überall angekommen ist.

Klassisches Outlook für Windows#

Hier gibt es zwei Wege, die Microsoft beschreibt (Microsoft Support, Öffnen und Verwenden eines freigegebenen Postfachs in Outlook).

Automatisch (Automapping). Hat der Administrator dir Vollzugriff direkt gegeben, steht das Postfach nach dem nächsten Neustart von Outlook im Ordnerbereich unter deinem eigenen. Das ist die Voreinstellung, du musst nichts tun.

Von Hand als zusätzliches Postfach. Erscheint es nicht, oder hat der Administrator das Automapping abgeschaltet:

1. Datei, Kontoeinstellungen, Kontoeinstellungen.
2. Auf der Registerkarte E-Mail das eigene Konto wählen, dann Ändern.
3. Weitere Einstellungen, Registerkarte Erweitert, Hinzufügen.
4. Die Adresse des freigegebenen Postfachs eingeben, bestätigen, Outlook neu starten.

Als zweites Konto, mit eigener Anmeldung. Manche Anleitungen im Netz fügen das freigegebene Postfach über Datei, Konto hinzufügen wie ein eigenes Konto hinzu und melden sich dabei mit den eigenen Zugangsdaten an. Microsoft beschreibt diesen Weg in der Anleitung für Benutzer nicht und hält in einem Fehlerartikel fest, dass sich freigegebene Postfächer nicht als eigenständige Postfächer hinzufügen lassen und man sich an ihnen nicht anmelden kann. Der Weg wird meist gewählt, damit gesendete Mails im freigegebenen Postfach landen. Dafür gibt es eine saubere Einstellung auf dem Server, siehe unten bei den Fehlern.

Neues Outlook für Windows#

Im neuen Outlook erscheint das Postfach ebenfalls von selbst, sobald die Berechtigung da ist, notfalls nach einem Neustart. Von Hand:

1. Links E-Mail wählen.
2. Rechtsklick auf den eigenen Kontonamen, dann Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen.
3. Die Adresse eingeben, etwa office@beispiel.at, und Hinzufügen.

Der Kalender des Postfachs wird laut Microsoft automatisch mit eingebunden.

Outlook im Web#

In Outlook im Web gibt es zwei Möglichkeiten (Microsoft Support, Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs zu Outlook im Web):

• In der Ordnerliste: Rechtsklick auf Ordner, dann Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen, Adresse eingeben. Das Postfach steht dann unter den eigenen Ordnern.
• In einem eigenen Fenster: oben rechts auf den eigenen Namen, Weiteres Postfach öffnen, Adresse eingeben, Öffnen. Das Postfach öffnet sich in einem neuen Browserfenster, getrennt vom eigenen.

Der zweite Weg ist praktisch, wenn man viel im freigegebenen Postfach arbeitet und die eigenen Mails nicht danebenhaben will.

Outlook für Mac#

Am Mac gibt es kein Automapping, das Postfach wird immer von Hand eingebunden. Unterstützt wird laut Microsoft nur Vollzugriff (Microsoft Support, Öffnen eines freigegebenen Ordners oder Postfachs in Outlook für Mac).

Im neuen Outlook für Mac:

1. Extras, Konten, das eigene Konto wählen.
2. Delegierung und Freigabe, Registerkarte Für mich freigegeben.
3. Auf + klicken und das freigegebene Postfach hinzufügen.

Alternativ geht es über das Menü Datei, Öffnen. Wer noch das alte Outlook für Mac verwendet, findet den Weg in derselben Microsoft-Anleitung, er unterscheidet sich.

Am Handy: Outlook für iOS und Android#

In der Outlook-App (Microsoft Support, Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs zu Outlook Mobile):

1. Mit dem eigenen Konto angemeldet sein.
2. Links in der Navigation Konto hinzufügen, dann Geteiltes Postfach hinzufügen.
3. Bei mehreren Konten das wählen, das die Berechtigung hat, und die Einrichtung abschließen.

Das funktioniert laut Microsoft nur in der Outlook-App und nur, wenn eigenes und freigegebenes Postfach in Exchange Online liegen. Die eingebaute Mail-App von iPhone oder Android kann es nicht. Wer keine Outlook-App will, öffnet Outlook im Web im Browser des Handys.

Aus dem freigegebenen Postfach senden#

Im neuen Outlook und im klassischen: neue Mail, dann das Feld Von verwenden. Fehlt es, unter Optionen Von anzeigen einschalten. Im Feld Von die Adresse des freigegebenen Postfachs wählen. Steht sie nicht in der Liste, einmal Andere E-Mail-Adresse wählen und eintippen.

In Outlook im Web: neue Mail, über … die Absenderadresse einblenden, beim ersten Mal die eigene Adresse mit Rechtsklick entfernen und die des Postfachs eintragen. Danach steht sie im Feld Von zur Auswahl.

Ist das Postfach in der globalen Adressliste ausgeblendet, funktioniert „Senden als“ im klassischen Outlook nicht. Microsoft nennt das ausdrücklich: Mit HiddenFromAddressListsEnabled auf True muss das Postfach wieder sichtbar werden.

Die Mails aus office@ laufen über denselben Weg wie alle anderen der Domain. Ob SPF, DKIM und DMARC für die Domain bei Microsoft 365 stimmen, entscheidet darüber, ob sie im Posteingang oder im Spam landen. Die Einrichtung steht in Microsoft 365: SPF, DKIM und DMARC richtig einrichten.

Häufige Fehler#

Das Postfach erscheint nicht. In dieser Reihenfolge prüfen: Hat der Administrator die Berechtigung wirklich vergeben, und zwar dir persönlich und nicht einer Sicherheitsgruppe? Ist Outlook seitdem neu gestartet worden? Sind seit der Vergabe ein paar Minuten bis eine Stunde vergangen? Hilft das alles nicht, das Postfach von Hand hinzufügen, wie oben beschrieben.

Gesendete Mails landen im eigenen Postfach. Das ist das Standardverhalten. Microsoft erklärt es so: Man meldet sich am eigenen Postfach an und öffnet das freigegebene nur, also legt Outlook die gesendete Mail im eigenen Ordner ab (Microsoft Learn, Messages sent from a shared mailbox aren't saved to the Sent Items folder). Die Lösung liegt auf dem Server und gilt auch für das neue Outlook:

Set-Mailbox office@beispiel.at -MessageCopyForSentAsEnabled $true
Set-Mailbox office@beispiel.at -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

Danach liegt eine Kopie im Ordner „Gesendete Elemente“ des freigegebenen Postfachs, das Original weiterhin im eigenen.

„Sie haben keine Berechtigung, im Auftrag des angegebenen Benutzers zu senden.“ Entweder fehlt „Senden als“ wirklich, oder die Berechtigung ist frisch und noch nicht überall angekommen. Microsoft nennt etwa eine Stunde.

Ordner fehlen. Wer nur Rechte auf einzelne Ordner hat, nicht auf das ganze Postfach, sieht am Mac diese Ordner nicht. Im Zweifel Vollzugriff geben statt Ordnerrechten.

Outlook startet langsam. Wer auf viele Postfächer Vollzugriff hat, bekommt sie alle per Automapping geladen. Microsoft beschreibt, dass das den Start von Outlook bremsen kann (Microsoft Learn, Remove automapping for a shared mailbox). Abschalten lässt es sich nur, indem man die Berechtigung entfernt und ohne Automapping neu vergibt:

Remove-MailboxPermission -Identity office@beispiel.at -User anna@beispiel.at -AccessRights FullAccess
Add-MailboxPermission -Identity office@beispiel.at -User anna@beispiel.at -AccessRights FullAccess -AutoMapping $false

Was das für die Sicherheit heißt#

Ein freigegebenes Postfach ist so sicher wie das schwächste Konto, das darauf zugreift. Weil niemand sich direkt daran anmeldet, schützt es die Zwei-Faktor-Anmeldung der Personen, die Vollzugriff haben. Ohne MFA auf jedem dieser Konten ist das Postfach office@ mit allen Anfragen, Rechnungen und Bewerbungen ein Passwort weit offen.

Vier Dinge, die regelmäßig zu tun sind:

1. Anmeldung gesperrt lassen. Bei neuen Postfächern ist sie laut Microsoft von Haus aus blockiert. Bei Postfächern, die aus dem Konto einer ausgeschiedenen Person umgewandelt wurden, nachsehen.
2. Wer hat Zugriff? Einmal im Quartal auflisten:

``powershell Get-MailboxPermission office@beispiel.at | Where-Object { $_.User -notlike "NT AUTHORITY*" } Get-RecipientPermission office@beispiel.at ``

1. Beim Austritt Rechte entfernen, am selben Tag wie das Konto: Remove-MailboxPermission für den Vollzugriff, Remove-RecipientPermission für „Senden als“. Ein gesperrtes Konto kann zwar nichts mehr, aber die Liste soll stimmen, wenn jemand nachsieht.
2. Bei einem Vorfall das freigegebene Postfach mitprüfen. Wer ein Konto mit Vollzugriff übernommen hat, kann auch im freigegebenen Postfach Regeln anlegen und Weiterleitungen setzen. Die Prüfung mit Get-InboxRule -IncludeHidden gehört dann für jedes Postfach gemacht, auf das das Konto Zugriff hatte. Die Reihenfolge der Schritte steht in Microsoft-365-Konto gehackt.

Eine Einschränkung kennen wenige: Mails aus einem freigegebenen Postfach lassen sich nicht verschlüsseln, weil das Postfach keine eigene Anmeldung und damit keinen eigenen Schlüssel hat. Wer vertrauliche Inhalte verschlüsselt verschicken muss, tut das aus dem eigenen Postfach.

Was nicht hilft#

Das Passwort des freigegebenen Postfachs zurücksetzen und im Team verteilen. Dann gibt es ein Konto, das niemandem gehört, meist ohne MFA, und im Protokoll lässt sich nicht mehr sagen, wer was getan hat.

Das Postfach per IMAP in einem anderen Mailprogramm einrichten. IMAP mit Passwort ist in Exchange Online abgeschaltet, mit OAuth braucht es Programme, die das können, und am Ende hängt es wieder an einer Anmeldung, die es für freigegebene Postfächer nicht geben soll. Was IMAP überhaupt ist und wann es passt, steht in SMTP, IMAP und POP3.

Allen Mitarbeitern Vollzugriff auf alles geben. Bei 25 Personen ist Schluss, Outlook wird langsam, und jeder kann jede Mail löschen.

Wenn du es nicht selbst machen willst#

In eigener Sache: cyberscale bin ich, Stefan Haun aus Tirol. Der Sicherheits-Check für 290 € sieht sich unter anderem die Mail-Einträge der Domain und die Zugänge an und liefert einen Bericht nach Dringlichkeit, dazu gehört die Frage, wer auf welche Postfächer zugreift. Damit die Mails aus office@ beim Empfänger ankommen, richtet der E-Mail-Schutz für 390 € SPF, DKIM und DMARC bei Microsoft 365 ein.

Häufige Fragen#

Stand 29.11.2026. Microsoft-Dokumentation zu freigegebenen Postfächern, Outlook für Windows, Web, Mac und Mobil am 19.10.2026 gelesen.