n8n, Make oder Zapier: Datenschutz, Hosting, Kosten

n8n, Make und Zapier verbinden Programme miteinander: Wenn eine Mail kommt, leg einen Kontakt an, schick eine Nachricht, schreib eine Zeile in die Tabelle. Alle drei können das, alle drei haben KI-Bausteine. Für einen Betrieb in Österreich entscheiden sich die drei an zwei anderen Fragen: Wo liegen die Daten, die durch jeden Ablauf fließen, und wie wird gezählt, was du bezahlst.

Die Plattform verarbeitet jeden Datensatz, der durch einen Ablauf läuft, und speichert ihn in den Ausführungsprotokollen. Wer eine Bewerbung per Automatisierung ins Personalsystem schickt, hat die Bewerbung danach auch bei Make oder Zapier liegen, je nach Tarif 7 bis 60 Tage lang. Deshalb ist die Plattform selbst ein Auftragsverarbeiter, nicht nur ein Werkzeug.

Die drei im Überblick#

Quellen: n8n, Preise, n8n, Sicherheit, Make, Preise, Make, Organisationen, Make, Master Services Agreement, Zapier, Preise, Zapier, Data Privacy. Die monatlichen n8n-Preise stehen im Preisrechner der Seite, nicht im Text; bei Make zeigt die Seite nur Dollar.

Wo die Daten liegen#

n8n. Die Cloud läuft laut n8n im Azure-Rechenzentrum „Germany West Central“ in Frankfurt, Sicherungen in einer zweiten Region im selben Land (n8n, Vergleich mit Make). Selbst gehostet liegen die Daten auf deinem Server, und die n8n GmbH ist dann weder Verantwortlicher noch Auftragsverarbeiter. Wie das auf einem Hetzner-Server aussieht, steht in n8n selbst hosten.

Make. Die Region wird beim Anlegen einer Organisation gewählt: „You cannot change the location of the data center after you create the organization.“ (Make, Organisationen). In der EU-Region hostet Make laut Unterauftragnehmerliste in Irland, für Enterprise in Deutschland. Vertragspartner ist seit dem aktuellen Rahmenvertrag die Celonis, Inc. in New York, mit Recht des Staates New York. Für Kunden aus dem EWR ist laut Auftragsverarbeitungsvertrag das Data Privacy Framework der Übermittlungsweg, ersatzweise Standardvertragsklauseln (Make, DPA). Wer eine Organisation schon in der US-Region angelegt hat, muss neu anfangen, wenn er in die EU will.

Zapier. Die Antwort steht in Zapiers eigener FAQ: „Is there an option to have my data stored only within the EU? Zapier does not support this option.“ Alle Daten, auch die im Auftrag verarbeiteten, liegen auf AWS-Servern in den USA (Zapier, Data Privacy). Zapier stützt die Übermittlung auf das Data Privacy Framework und hat einen Vertreter nach Art. 27 DSGVO in Hamburg. Rechtlich ist das zulässig, solange das Framework hält. Wer sich an 2020 erinnert, als der EuGH den Vorgänger Privacy Shield aufhob, weiß, dass das kein Naturgesetz ist.

Was ein Ablauf kostet#

Die drei Zähleinheiten machen Preise unvergleichbar, solange man nur auf die Zahl im Tarif schaut. Die Definitionen der Anbieter:

• n8n: „An execution is a single run of your entire workflow. It doesn't matter how many steps are in the workflow“.
• Make: „Each module action in your scenario […] counts as one credit.“ Ein Auslöser zählt einmal pro Prüfung, auch wenn er nichts Neues findet. Seit 2026 heißen Operations „Credits“; 1 Operation ist 1 Credit, nur Makes eigene KI-Bausteine rechnen nach Tokens (Make, Credits).
• Zapier: „Each successful action in a Zap counts as a separate task.“ Auslöser, Filter und fehlgeschlagene Schritte zählen nicht (Zapier, Tasks).

Ein Beispiel, gerechnet aus diesen Definitionen: Ein Ablauf startet per Webhook, wenn eine Kontaktanfrage eingeht, und macht danach vier Schritte, etwa Kontakt anlegen, Anfrage einordnen, Nachricht ins Team, Zeile in die Tabelle. Er läuft 1.000-mal im Monat.

Mit Auslösern, die alle paar Minuten nachsehen, statt eines Webhooks verbraucht Make zusätzlich Credits für jede leere Prüfung. Bei Zapier steigt der Verbrauch mit jedem zusätzlichen Schritt, bei n8n gar nicht. Je mehr Schritte ein Ablauf hat, desto günstiger wird n8n im Vergleich. Die Kosten für das KI-Modell selbst kommen bei allen drei dazu; wie sie sich zusammensetzen, steht in Was KI-Automatisierung kostet.

Wie lange Ausführungsdaten bleiben#

Hier steckt der Teil des Datenschutzes, an den kaum jemand denkt.

• n8n Cloud speichert Ausführungsprotokolle 7 Tage im Starter- und 30 Tage im Pro-Tarif. Selbst gehostet löscht n8n sie standardmäßig nach 14 Tagen (EXECUTIONS_DATA_MAX_AGE=336), einstellbar nach unten.
• Make speichert sie 7 Tage im Gratistarif, 30 Tage in Core, Pro und Teams, 60 Tage in Enterprise (Make, Preise).
• Zapier hält Daten 29 bis 69 Tage im Konto. Eine kürzere Frist, 7 bis 30 Tage, können nur Kunden im Enterprise-Tarif einstellen (Zapier, Aufbewahrung).

Wer bei Zapier eine Bewerbung durch einen Ablauf schickt, hat sie also bis zu zehn Wochen in einem US-Rechenzentrum liegen, ohne das im kleinen Tarif ändern zu können.

KI-Bausteine#

Alle drei haben eigene KI-Funktionen, und alle drei schicken die Daten dafür an Modellanbieter, meist in den USA.

• n8n lässt dich das Modell selbst wählen, bis zu einem lokalen Modell über Ollama. Mit eigenem Schlüssel gehen die Daten genau dorthin, wo du sie hinschickst; n8n selbst trainiert laut KI-Bedingungen nicht damit (n8n, AI Terms).
• Make hat einen eigenen KI-Anbieter, hinter dem laut Unterauftragnehmerliste unter anderem OpenAI, Anthropic und Google mit Hosting in den USA stehen. In bezahlten Tarifen geht auch ein eigener Anbieter. Make schreibt, die Daten würden nicht gespeichert und nicht zum Training verwendet.
• Zapier nutzt für Copilot und „AI by Zapier“ mehrere Modellanbieter. Enterprise-Kunden sind automatisch vom Training mit ihren Inhalten ausgenommen, alle anderen müssen es abwählen (Zapier, Automation Platform Information).

Welche Abläufe mit KI überhaupt sinnvoll sind und welche nicht, ist eine eigene Frage; ein Agent mit zu vielen Rechten in einer Automatisierung ist dabei das größte Risiko. Für den Anfang reicht: KI-Schritte nur dort, wo ein Mensch das Ergebnis prüft, bevor es nach außen geht.

Welches Werkzeug für welchen Betrieb#

n8n selbst gehostet, wenn Personal- oder Gesundheitsdaten durch die Abläufe gehen, wenn Abläufe viele Schritte haben, oder wenn jemand im Betrieb oder ein Dienstleister den Server tatsächlich pflegt. Lizenzhinweis: Abläufe für Kunden bauen ist erlaubt, Kunden auf der eigenen Instanz eigene Abläufe bauen lassen nicht (n8n, Lizenz-FAQ).

n8n Cloud, wenn es n8n sein soll, aber niemand einen Server betreuen will. Speicherort Frankfurt, Vertrag mit einer deutschen GmbH.

Make mit EU-Region, wenn die Abläufe kurz sind, viele fertige Anbindungen brauchen und jemand ohne Programmierkenntnisse sie pflegt. Die Region beim Anlegen nicht übersehen.

Zapier, wenn genau die eine Anbindung, die gebraucht wird, nur dort existiert und keine personenbezogenen Daten durchfließen, die nicht ohnehin schon bei einem US-Dienst liegen. Für einen Ablauf, der Rechnungen aus einem US-Werkzeug in ein anderes US-Werkzeug schiebt, ist der Speicherort kein neues Problem.

Was nicht hilft#

Den Preis pro Monat vergleichen. 750 Tasks bei Zapier und 2.500 Ausführungen bei n8n sind keine vergleichbaren Mengen. Erst den Ablauf in Schritten aufschreiben, dann rechnen.

„Hat ja einen AVV.“ Alle drei haben einen. Die Frage ist, wo die Daten liegen, wie lange, und wer sie zusätzlich bekommt. Die Unterauftragnehmerlisten von Make und Zapier nennen für die KI-Funktionen fast nur Anbieter mit Sitz und Hosting in den USA.

Selbst hosten, um Geld zu sparen, ohne Zeit für Updates. n8n hat 2026 bis Anfang Oktober 196 Sicherheitshinweise veröffentlicht. Ein selbst gehosteter Server, den niemand aktualisiert, ist teurer als jedes Abo.

Die Region bei Make nachträglich ändern wollen. Das geht nicht. Wer in der US-Region angefangen hat, baut die Abläufe in einer neuen Organisation neu.

Wann du es prüfen solltest#

Die Preise und Zähleinheiten ändern sich häufiger als die Werkzeuge: Make hat 2026 von Operations auf Credits umgestellt, und Zapier erlaubt im Gratistarif nur Abläufe aus Auslöser und einer Aktion. Vor jeder Verlängerung lohnt ein Blick auf die Preisseiten. Für den Datenschutz gilt dieselbe Prüfung wie bei jedem anderen Dienst; die Reihenfolge der Fragen steht in KI DSGVO-konform einsetzen, die Werkzeugliste für den Betrieb in der Vorlage für eine KI-Richtlinie. Wer einen Ablauf nicht selbst bauen will: Das Paket „Ein Ablauf, fertig“ auf der Seite KI-Automatisierung setzt ihn mit Make, n8n oder eigenem Code um.

Stand 23.10.2026. Preise, Speicherorte und Vertragstexte am 05.10.2026 an den verlinkten Anbieterseiten ausgelesen; Make blockiert automatisierte Abrufe teilweise, die Preisseite wurde über einen Lesedienst gelesen. Dollarpreise ohne Umsatzsteuer.