KI-Richtlinie für kleine Betriebe: Vorlage mit zehn Regeln

Eine KI-Richtlinie ist eine Seite Regeln, die festlegt, womit, wofür und wie im Betrieb mit KI gearbeitet wird. Die Vorlage dazu gibt es hier als PDF zum Ausdrucken und als Markdown zum Anpassen, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse. Sie hat zehn Regeln, einen Anhang mit der Liste freigegebener Werkzeuge und eine Zeile für die Unterschrift. Was in eckigen Klammern steht, füllst du aus.

Eine Richtlinie, die KI verbietet, ist keine Richtlinie, sondern eine Einladung zur Schatten-KI. Die Wirtschaftskammer schreibt das in ihren Muster-Guidelines so: „Verbote führen oft zu unkontrollierter Nutzung privater Tools ohne Wissen der IT-Abteilung (‚Shadow AI‘). Besser: Sichere Alternativen anbieten.“ (WKO, KI-Guidelines für KMU, 3. Auflage). Wie man herausfindet, was im Betrieb schon genutzt wird, steht in Schatten-KI im Betrieb. Die Richtlinie ist der Schritt danach: der offizielle Weg, schriftlich.

Muss ein Betrieb eine KI-Richtlinie haben?#

Nein, kein Gesetz schreibt dieses Dokument vor. Zwei Pflichten machen es trotzdem zum einfachsten Weg:

• Art. 4 der KI-Verordnung verlangt seit 02.02.2025 von jedem Betreiber, also jedem Betrieb, der KI-Systeme beruflich nutzt, Maßnahmen zur KI-Kompetenz seines Personals. Seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27.07.2026, heißt es „Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals […] zu unterstützen“; ein „ausreichendes Maß“ steht nicht mehr darin (VO (EU) 2026/1744). Die EU-Kommission beantwortet die Frage, ob ein Betrieb, dessen Leute ChatGPT für Werbetexte oder Übersetzungen nutzen, darunter fällt, mit „Yes“. Zum Nachweis: „There is no need for a certificate. Organisations can keep an internal record of trainings and/or other guiding initiatives.“ (EU-Kommission, AI literacy – Questions & Answers).
• Die DSGVO gilt auch für fremde KI-Systeme. Die österreichische Datenschutzbehörde empfiehlt, zu prüfen, ob Daten beim Hersteller landen, und „interne Regeln aufzustellen, welche Daten mit dem System verarbeitet werden dürfen“ (DSB, FAQ KI und Datenschutz).

Die KI-Servicestelle der RTR rät, eine interne KI-Richtlinie schriftlich und „unternehmensintern einfach abrufbar“ vorzuhalten, und verweist für Muster auf die WKO (RTR, KI-Kompetenz). Einen KI-Beauftragten verlangt Art. 4 nicht. Was die Verordnung sonst für kleine Betriebe bedeutet, steht in EU AI Act für kleine Unternehmen. Dieser Beitrag ist Orientierung, keine Rechtsberatung.

Die zehn Regeln und warum sie dastehen#

Die Regeln stehen in der Vorlage im Wortlaut. Hier steht, woher jede kommt und was du anpassen musst.

1. Nur freigegebene Werkzeuge. Die Liste im Anhang ist der Kern. Die Datenschutzkonferenz rät, „konkrete Beispiele der zugelassenen und der untersagten Einsatzszenarien“ festzuhalten (DSK, Orientierungshilfe KI, Rn. 36). Die Frist von einer Woche für neue Werkzeuge ist Absicht: Wer zu lange auf eine Antwort wartet, nimmt das private Konto.
2. Nur im Firmenkonto. Die DSK: Beschäftigte „sollten nicht eigenständig und unter Verwendung privater Accounts und Geräte mit KI-Anwendungen arbeiten müssen“ (Rn. 41). Das Firmenkonto ist auch die Voraussetzung dafür, dass es einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt. Welcher Tarif bei ChatGPT, Claude und Copilot was bedeutet, steht in ChatGPT, Claude, Copilot: Datenschutz im Vergleich.
3. Diese Daten gehören nie hinein. Eine Aufzählung statt „keine sensiblen Daten“, weil niemand im Alltag entscheidet, was sensibel ist. Die Liste ist anzupassen: Ein Steuerberater ergänzt Steuernummern, ein Arzt Befunde. Der Bezug zum Geschäftsgeheimnis ist eigene Einschätzung, keine Behördenaussage: Nach § 26b UWG ist eine Information nur dann ein Geschäftsgeheimnis, wenn sie Gegenstand „angemessener Geheimhaltungsmaßnahmen“ ist (RIS, § 26b UWG). Wer Kalkulationen ungeregelt in fremde Dienste kopieren lässt, wird sich schwertun, das zu belegen.
4. Training aus, Verlauf begrenzt. Die DSK empfiehlt, Training und Verlauf schon beim Anlegen des Kontos abzuschalten (Rn. 43), das BSI rät: „Setzen Sie Löschfristen für Chats und Dokumente.“ (BSI, Management Blitzlicht Generative KI). Der Satz zum Daumen steht da, weil eine Bewertung bei OpenAI den ganzen Chat fürs Training freigibt, auch bei abgeschaltetem Training.
5. Ein Mensch prüft. Die WKO verlangt in ihrem Muster eine Prüfung durch „mindestens eine qualifizierte Person“ und bei kritischen Ergebnissen das Vier-Augen-Prinzip. Der Zusatz „nicht gegen eine zweite KI-Antwort“ ist die Regel, die in der Praxis am häufigsten fehlt.
6. Offen sagen, wenn KI beteiligt war. Seit 02.08.2026 gilt Art. 50 der KI-Verordnung: Wer mit KI Deepfakes erzeugt oder Texte zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse veröffentlicht, muss das offenlegen, Texte unter redaktioneller Kontrolle sind ausgenommen. Was das für Website, Newsletter und Social Media heißt, steht in KI-Kennzeichnungspflicht. Die Regel in der Vorlage geht bewusst nur so weit, wie Gesetz oder Kunde es verlangen.
7. Keine Entscheidungen über Menschen. Die Hamburger Datenschutzaufsicht führt „Keine automatisierte Letztentscheidung“ als eigenen Punkt ihrer Checkliste für LLM-Chatbots. Der Satz zum Betriebsrat hat einen österreichischen Grund: Systeme zur Kontrolle oder Beurteilung von Arbeitnehmern brauchen nach §§ 96 und 96a ArbVG die Zustimmung des Betriebsrats (RIS, § 96a ArbVG). Die Arbeiterkammer nennt für Betriebe ohne Betriebsrat die Zustimmung der Arbeitnehmer (AK Wien, KI im Arbeitskontext).
8. Keine Erweiterungen und Agenten ohne Freigabe. Eine Browser-Erweiterung mit Lesezugriff auf alle Seiten sieht jedes Webmail und jedes Kundenportal. Ein Agent, der Mails beantworten darf, verschickt im Namen des Betriebs. Beides gehört deshalb einzeln in die Liste, nicht pauschal unter „ChatGPT ist erlaubt“.
9. Fehler sofort melden, ohne Nachteil. Die WKO verlangt, schwerwiegende KI-Fehler und Datenschutzverletzungen „umgehend“ zu melden. Der Zusatz „ohne Nachteil“ ist der Grund, warum Meldungen dann auch kommen. Die 72 Stunden sind die Frist aus Art. 33 DSGVO; wie die Meldung an die Behörde abläuft, steht in Datenpanne melden.
10. Einweisung und Überprüfung. Die Kommission erwartet keine Pflichtschulung, warnt aber, dass das bloße Lesen der Anleitung „might be ineffective“ sein kann. Die RTR nennt bei betriebsweiter ChatGPT-Nutzung „wiederkehrende (auch Neueintritte sind zu berücksichtigen) Schulungsmaßnahmen“. Die unterschriebene Kenntnisnahme und das Datum der letzten Prüfung sind genau die interne Aufzeichnung, von der die Kommission spricht.

Die Werkzeugliste füllen#

Der Anhang entscheidet, ob die Richtlinie im Alltag trägt. Je Zeile ein Dienst, mit sechs Angaben:

• Tarif und Konto: der Geschäftstarif, gebucht auf die Firma. „ChatGPT“ allein reicht nicht, weil derselbe Name für Konten mit völlig unterschiedlichen Regeln steht.
• Erlaubt für und Nicht erlaubt für: Beispiele aus eurem Alltag. „Angebotstexte umformulieren“ versteht jeder, „Textverarbeitung“ niemand.
• Auftragsverarbeitungsvertrag: abgeschlossen, mit Datum abgelegt. Wie das je Anbieter geht, steht in Auftragsverarbeitungsvertrag mit KI-Anbietern.
• Training abgeschaltet am: das Datum, an dem jemand den Schalter geprüft hat.

Wer anfängt, trägt zuerst nur die Dienste ein, die schon genutzt werden. Drei sauber geregelte Werkzeuge sind besser als zehn, von denen niemand weiß, wer sie freigegeben hat.

Woher die Vorlage kommt#

Die Gliederung stützt sich auf vier öffentliche Quellen: die WKO-Guidelines für KMU (3. Auflage, April 2026, zehn Muster-Paragrafen), die Orientierungshilfe der deutschen Datenschutzkonferenz vom 06.05.2024, die Checkliste des Hamburgischen Datenschutzbeauftragten vom 13.11.2023 und das Management Blitzlicht des BSI vom Juli 2024. Die WKO-Fassung ist ausführlicher und hat ein Online-Formular; wer zwölf Seiten will, nimmt die. Diese Vorlage passt auf eine Seite und steht unter CC BY 4.0: frei verwendbar und änderbar, mit Nennung der Quelle.

Ein Hinweis zur WKO-Fassung: Sie nennt auf Seite 26 „Ende 2025“ als Beginn der Pflicht zur KI-Kompetenz. Die Verordnung sagt 02.02.2025. Und die Hochrisiko-Regeln, die dort für August 2026 angekündigt sind, gelten nach der Änderung von 2026 erst ab 02.12.2027 oder 02.08.2028.

Was nicht hilft#

Zwölf Seiten, die niemand liest. Statistik Austria hat 2025 erhoben, was in den Richtlinien österreichischer Betriebe steht: Datenschutz und Recht in 91 %, IT-Sicherheit in 90 % (Statistik Austria, IKT-Einsatz in Unternehmen 2025). Die Themen sind überall dieselben. Ob jemand die Regel kennt, entscheidet die Länge.

Eine Richtlinie ohne Werkzeugliste. „Nur freigegebene Dienste“ ohne Liste heißt in der Praxis: alle oder keiner.

Ein Dokument ohne Gespräch. Die halbe Stunde Einweisung ist der Teil, der Art. 4 erfüllt. Das Papier ist nur der Beleg, dass sie stattgefunden hat.

Einmal schreiben und abheften. Die Anbieter ändern Tarife und Trainingsregeln mehrmals im Jahr. Steht oben ein Datum, das älter ist als ein halbes Jahr, stimmt die Werkzeugliste wahrscheinlich nicht mehr.

Wenn die Richtlinie steht#

Die Richtlinie regelt die Nutzung fertiger Dienste. Wer danach Abläufe automatisieren will, bei denen KI selbst Mails liest oder Daten weitergibt, braucht für jeden Ablauf eine eigene Prüfung. Wie das bei einem selbst betriebenen Werkzeug aussieht, steht in n8n selbst hosten. Wer die Einführung samt Werkzeugauswahl und Einweisung nicht selbst machen will: Das ist Teil des KI-Checks auf der Seite KI-Automatisierung.

Stand 10.10.2026. Quellen am 05.10.2026 abgerufen; Verordnungstexte in der Fassung der VO (EU) 2026/1744.