KI-Protokolle in Meetings: Teams, Zoom, Meet und Notizbots sicher nutzen

Ein KI-Meeting-Assistent hört eine Besprechung mit, schreibt sie als Text mit und fasst sie danach zusammen. Eingebaut sind solche Assistenten in Microsoft Teams (Copilot), Zoom (AI Companion) und Google Meet („Notizen für mich“ mit Gemini). Dazu kommen externe Notizbots wie Otter, Fireflies, tl;dv oder Read.ai, die als eigener Teilnehmer in die Besprechung kommen. Rechtlich geht das in Österreich, wenn alle vorher Bescheid wissen, eine Rechtsgrundlage besteht und bei Beschäftigten die Mitbestimmung geklärt ist. Dieser Beitrag ist Orientierung, keine Rechtsberatung.

Dass alle Bescheid wissen, klärt die Aufnahme, nicht den Versand. Die meisten Dienste schicken die Zusammenfassung nach der Besprechung selbstständig weiter, je nach Einstellung an alle Eingeladenen, auch an Gäste aus anderen Firmen. Und ein Bot, den ein Gast mitbringt, speichert das Gespräch bei einem Anbieter, mit dem dein Betrieb keinen Vertrag hat.

Darf ich ein Meeting mit KI transkribieren lassen?#

Ja, wenn drei Fragen geklärt sind: Strafrecht, Datenschutz und, bei eigenen Beschäftigten, Arbeitsrecht.

Strafrecht, § 120 StGB. Abs. 1 bestraft, wer ein Aufnahme- oder Abhörgerät benützt, um sich oder einem anderen Unbefugten Kenntnis von einer nicht öffentlichen Äußerung zu verschaffen, die „nicht zu seiner Kenntnisnahme bestimmt“ ist (RIS, § 120 StGB). Wer selbst in der Besprechung sitzt und angesprochen wird, fällt nach dem Wortlaut nicht darunter. Abs. 2 ist der heiklere Teil: Strafbar ist auch, wer „ohne Einverständnis des Sprechenden“ die Tonaufnahme einer nicht öffentlichen Äußerung einem Dritten zugänglich macht, für den sie nicht bestimmt ist. Ob ein automatisch erzeugtes Transkript selbst als Tonaufnahme gilt, sagt das Gesetz nicht. Wer Aufnahme oder Mitschrift weitergibt, braucht deshalb das Einverständnis der Sprechenden. Verfolgt wird nur mit Ermächtigung des Verletzten (Abs. 3).

Zivilrecht. Unabhängig vom Strafrecht hält der OGH fest: „Die Tonbandaufnahme einer geschäftlichen Besprechung unter vier Augen ohne Zustimmung des Gesprächspartners ist rechtswidrig.“ (Rechtssatz RS0031784, zuletzt bestätigt 2025; RIS, 6 Ob 190/01m mit Rechtssätzen). Wer heimlich mitschneidet, handelt also auch dann rechtswidrig, wenn kein Strafverfahren folgt.

Datenschutz. Stimme und Gesagtes sind personenbezogene Daten. Für die Verarbeitung braucht es eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO, und die Teilnehmenden müssen nach Art. 13 DSGVO bei der Erhebung informiert werden: wer verantwortlich ist, wozu mitgeschrieben wird, wer das Protokoll bekommt, wie lange es aufbewahrt wird (DSGVO, EUR-Lex). Welche Rechtsgrundlage passt, Einwilligung oder berechtigtes Interesse, hängt vom Einzelfall ab. Die Datenschutzbehörde stellt klar, dass auch verantwortlich ist, wer ein fremdes KI-System nutzt, und dass dabei Daten „an den Hersteller des Systems (oder andere Dritte) übermittelt werden“ können (DSB, FAQ KI und Datenschutz). Die Reihenfolge der Prüfung steht in KI DSGVO-konform einsetzen.

Arbeitsrecht. Technische Systeme zur Kontrolle der Arbeitnehmer, welche „die Menschenwürde berühren“, brauchen nach § 96 Abs. 1 Z 3 ArbVG die Zustimmung des Betriebsrats (RIS, § 96 ArbVG). Die Arbeiterkammer nennt ausdrücklich ein Videokonferenz-Werkzeug wie Microsoft Teams als Fall, in dem der Betriebsrat vorher zustimmen muss (AK, Telearbeit 2025). Ein System, das jedes Wort jeder Besprechung durchsuchbar ablegt, wird man kaum anders beurteilen. Ohne Betriebsrat verlangt § 10 AVRAG für solche Maßnahmen die Zustimmung des einzelnen Arbeitnehmers (RIS, § 10 AVRAG).

Wo das Risiko tatsächlich liegt#

Bots, die sich selbst einladen. Externe Notizbots verbinden sich mit dem Kalender und wählen sich danach ohne weiteren Klick ein. Otter beschreibt als eine von fünf Optionen: „Notetaker will automatically join all calendar events with a valid Zoom, Google Meet, or Microsoft Teams meeting URL“, also auch Termine, die jemand anderer organisiert hat (Otter, Notetaker automatisch hinzufügen). Zoom bietet dasselbe für Besprechungen in Teams und Meet an, wahlweise auch für Termine, bei denen der Nutzer nur Teilnehmer ist (Zoom, Zoom AI in Drittanbieter-Meetings). Microsoft fasst die Folgen in seiner Admin-Doku selbst zusammen: Solche Bots können Besprechungen ohne Wissen der Teilnehmenden aufzeichnen und Daten in Systemen außerhalb der eigenen Compliance-Grenzen speichern (Microsoft Learn, externe Bots).

Das Protokoll geht an alle. Otter teilt Mitschriften auf Wunsch automatisch mit allen Gästen eines Kalendertermins, „regardless of whether they have an Otter account or not“ (Otter, Notetaker-Einstellungen). Zoom kennt als Stufe „All meeting invitees including those outside of our organization“ (Zoom, Meeting Summary), Google „All invited guests“. Wer zu einem Termin eingeladen war, aber erst nach dem vertraulichen Teil dazukam, bekommt trotzdem die ganze Zusammenfassung.

Speicherort und Training. Bei den eingebauten Diensten bleibt das Protokoll im Konto des Betriebs: Teams legt Aufzeichnungen im OneDrive des Organisators ab, bei Kanalbesprechungen in SharePoint (Microsoft Learn, Recording), Meet speichert die Notizen im Drive des Organisators im Ordner „Google Meet“ (Google Meet Hilfe). Alle drei Hersteller sagen zu, Inhalte nicht für das Training ihrer Modelle zu verwenden: Microsoft für Eingaben, Antworten und Daten aus Microsoft Graph (Microsoft Learn, Copilot-Datenschutz), Zoom für Audio, Video, Chat und Bildschirmfreigaben (Zoom, IT-Leitfaden AI Companion), Google ohne „prior permission or instruction“ des Kunden (Google, Privacy Hub). Bei einem Bot, den ein Gast mitbringt, gilt dessen Vertrag mit seinem Anbieter, nicht deiner.

Fehler im Protokoll. Die DSB erinnert daran, dass generative Systeme das statistisch Wahrscheinlichste ausgeben, das „nicht notwendigerweise sachlich richtig“ ist. Eine falsch zugeordnete Zusage steht dann schwarz auf weiß im Protokoll, das an alle ging.

Was zu tun ist#

Die meiste Arbeit steckt im Gespräch mit den Beschäftigten, nicht in den Schaltern.

1. Einen Dienst festlegen. Wer Microsoft 365 hat, nimmt Copilot in Teams, wer Google Workspace hat, Gemini in Meet, wer Zoom bezahlt, den AI Companion. Ein zusätzlicher Notizbot ist ein weiterer Auftragsverarbeiter mit eigenem Vertrag; wie der aussehen muss, steht in Auftragsverarbeitungsvertrag mit KI-Anbietern.
2. Die übrigen Werkzeuge ausschließen. Den gewählten Dienst in die Werkzeugliste der KI-Richtlinie eintragen, private Notizbots ausdrücklich ausnehmen. Wer wissen will, was schon im Einsatz ist: Kalenderverbindungen in den Konten prüfen, wie in Schatten-KI im Betrieb beschrieben.
3. Die Einstellungen setzen, je Plattform wie in der Tabelle unten.
4. Fremde Bots in der Lobby halten. In Teams steht „Manage external bots and their access to meetings“ in den Besprechungsrichtlinien unter „Meeting Join and Lobby“; die Voreinstellung „When detected, require approval before joining“ lassen. Microsoft empfiehlt zusätzlich, dass nur Organisatoren und Mitorganisatoren aus der Lobby einlassen dürfen, und räumt ein, dass manche Bots nicht erkannt werden. Für Zoom und Meet nennen die geprüften Herstellerseiten keine vergleichbare Bot-Erkennung; dort hilft nur, unbekannte Teilnehmende nicht ungefragt einzulassen.
5. Die Ansage machen, mit dem Text unten.
6. Die Löschfrist festlegen. Die DSGVO verlangt, Daten nicht länger als nötig aufzubewahren (Art. 5 Abs. 1 lit. e). Eine Frist, die für die meisten Protokolle reicht: bis die Aufgaben daraus erledigt sind. Teams löscht Aufzeichnungen und Transkripte in der Voreinstellung nach 120 Tagen; wird eine Aufzeichnung verschoben, gilt die Frist für sie nicht mehr. Zoom bietet „Auto-delete meeting summaries“.
7. Mit Betriebsrat oder Beschäftigten regeln. Eine Betriebsvereinbarung, im Betrieb ohne Betriebsrat eine schriftliche Zustimmung je Person. Darin steht auch, dass Protokolle nicht zur Leistungsbeurteilung verwendet werden.

Die Einstellungen je Plattform#

Stand der Herstellerdoku am 25.10.2026. Die Namen stehen so in den englischen Oberflächen, die deutschen weichen ab.

Quellen: Microsoft, Copilot in Teams-Besprechungen, Microsoft, Optionen für sensible Besprechungen, Zoom, Meeting Summary, Google, Notizen für Nutzer, Google, automatische Notizen.

Für ein einzelnes vertrauliches Gespräch, etwa mit einem Anwalt oder über eine Kündigung, schaltet der Organisator Copilot in den Besprechungsoptionen auf „Off“. Laut Microsoft sind damit auch Aufzeichnung und Transkription für diese Besprechung aus.

Die Ansage am Anfang#

Die Plattformen zeigen ein Symbol, wenn mitgeschrieben wird: Zoom ein KI-Symbol rechts oben, Meet ein Stiftsymbol. Wofür das Protokoll ist, wer es bekommt und wann es gelöscht wird, sagt das Symbol nicht. Ein Vorschlag, in die Einladung und als ersten Satz der Besprechung:

„Diese Besprechung wird mit [Dienst] mitgeschrieben und zusammengefasst, damit wir die Aufgaben festhalten. Die Zusammenfassung bekommen nur [Teilnehmende aus unserem Haus / alle Teilnehmenden]. Wir löschen Mitschrift und Zusammenfassung nach [Frist]. Wenn jemand nicht einverstanden ist, schalten wir die Mitschrift aus. Bitte keine eigenen Notizbots mitbringen; die lassen wir nicht in die Besprechung.“

Der letzte Satz gilt auch umgekehrt: Wer bei einem Kunden eingeladen ist, fragt, bevor der eigene Assistent mitläuft.

Prüfliste#

• Ein Dienst ist festgelegt und steht in der Werkzeugliste, mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Kalenderverbindungen privater Notizbots sind in Firmenkonten getrennt.
• Weitergabe der Zusammenfassung steht auf intern, Ausnahmen entscheidet der Organisator.
• Bot-Erkennung oder Warteraum ist aktiv, nur Organisatoren lassen ein.
• Einladungsvorlage und Ansage nennen Zweck, Empfänger und Löschfrist.
• Löschfrist ist eingestellt, nicht nur beschlossen.
• Betriebsvereinbarung oder schriftliche Zustimmung der Beschäftigten liegt vor.
• Wer ein Protokoll verschickt, liest es vorher.

Was nicht hilft#

Ein Verbot ohne Alternative. Wer keinen Dienst freigibt, bekommt private Notizbots, die sich über den Kalender in alles einwählen, auch in Kundentermine.

Sich auf das Symbol verlassen. Ein Stift in der Ecke erfüllt keine Informationspflicht und fragt kein Einverständnis ab.

„Nur intern“ als Regel ohne Einstellung. Steht die Weitergabe auf alle Eingeladenen, geht die Zusammenfassung an den externen Gast, egal, was in der Richtlinie steht.

Den Bot während der Besprechung hinauswerfen. Was er bis dahin gehört hat, liegt schon beim Anbieter. Die Frage gehört in die Lobby, nicht in Minute zwanzig.

Wenn der Assistent läuft#

Ein Meeting-Assistent ist meist der erste KI-Dienst, der im Betrieb Daten von Menschen verarbeitet, die nie zugestimmt haben, ein Werkzeug zu benutzen: Kunden, Lieferanten, Bewerber. Deshalb verdient er mehr Sorgfalt bei der Einrichtung als ein Schreibassistent. Welche Anbieter welchen Tarif für den Firmeneinsatz brauchen, steht in ChatGPT, Claude, Copilot: Datenschutz im Vergleich. Wer die Einrichtung samt Betriebsvereinbarung nicht selbst machen will: Das gehört zum KI-Check auf der Seite KI-Automatisierung.

Häufige Fragen#

Stand 25.10.2026. Quellen am 25.10.2026 abgerufen. Menüpfade und Optionsnamen nach den englischen Herstellerseiten; die deutschen Oberflächen können abweichen.