Welche Prozesse mit KI automatisieren? Der Auswahltest

Woran erkennst du in zehn Sekunden, dass das Ergebnis stimmt? Wenn es auf diese Frage für einen Ablauf keine Antwort gibt, taugt er nicht für den Anfang, egal wie oft er vorkommt. Eine kontierte Rechnung kannst du gegen den Beleg halten, einen Terminvorschlag gegen den Kalender. Eine Vorauswahl unter dreißig Bewerbungen kannst du gegen nichts halten; du siehst nur, wer übrig blieb, nicht, wer zu Unrecht fehlt.

Die meisten Auswahlrunden starten bei „Was machen wir am häufigsten?“. Häufigkeit beschreibt den möglichen Gewinn, nicht das Risiko. Dieser Beitrag ist kein Ideenkatalog, sondern ein Auswahlverfahren mit fünf Kriterien; was KI-Automatisierung im Betrieb überhaupt umfasst, steht im Überblick.

Die fünf Kriterien#

Häufigkeit, gezählt statt geschätzt. Zwei Wochen Strichliste reichen. Ein Ablauf, der zwanzigmal am Tag vorkommt, verzeiht einen mittelmäßigen ersten Wurf, weil du schnell nachjustieren kannst. Ein Ablauf, der zweimal im Monat vorkommt, gibt dir diese Rückmeldung erst nach einem halben Jahr.

Regelhaftigkeit. Gibt es eine Fassung des Ablaufs, die in den meisten Fällen gilt? Wenn dein Team „Wie macht ihr das normalerweise?“ mit drei verschiedenen Antworten beantwortet, ist die Vorarbeit keine Technik, sondern eine Einigung.

Fehlerkosten. Was passiert, wenn das Ergebnis falsch ist und niemand merkt es sofort? Ein schiefer Social-Media-Text kostet Aufmerksamkeit. Eine falsch kontierte Rechnung kostet Jahre später eine Diskussion mit dem Prüfer: Buchungsbelege sind nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre aufzubewahren, Bücher und Jahresabschlüsse zehn, sonstige Unterlagen sechs. So lange lebt ein Fehler, den du heute hineinschreibst.

Prüfbarkeit des Ergebnisses. Gibt es eine Quelle, gegen die sich das Ergebnis abgleichen lässt, und zwar schneller, als es von Hand entstanden wäre? Das ist der Unterschied zwischen einem Prozess, den du produktiv laufen lassen kannst, und einem, bei dem du dich auf ein Gefühl verlässt.

Pflegeaufwand. Jede Automatisierung ist ein Stück Software, das altert: Vorlagen ändern sich, Formulare werden umgebaut, Modelle abgekündigt. Was ein Vorhaben insgesamt kostet, steht in der Kostenrechnung.

Zehn typische Abläufe gegen die Kriterien gestellt#

Die Einstufungen gelten für einen kleinen Betrieb mit wenigen Beschäftigten und ohne eigene IT; bei anderen Mengen verschieben sich einzelne Zeilen.

Drei Zeilen lohnen den zweiten Blick.

Rechnungseingang steht oben, weil vier Kriterien gleichzeitig zeigen, und der Zeitpunkt ist günstig: Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung „in einem strukturierten elektronischen Format“, also maschinenlesbar, ohne dass jemand Zahlen aus einem PDF abtippt. Die Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG erlaubt es noch bis zum 31. Dezember 2026, Rechnungen für Umsätze ab 2025 auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format zu verschicken, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis zum 31. Dezember 2027. Wer den Belegfluss ohnehin anfassen muss, fasst ihn einmal an.

Social-Media-Texte stehen weit unten, obwohl sie auf jeder Wunschliste oben stehen. Es gibt keine Quelle, gegen die ein Text abgeglichen werden kann, nur eine Person, die ihn gut findet oder nicht, und dieses Urteil dauert fast so lange wie das Schreiben.

Bewerbungen vorsortieren bleibt auf „nicht“. Das Ergebnis ist nicht prüfbar, die Fehlerkosten sind hoch, und nach Art. 22 Abs. 1 DSGVO hat eine Person das Recht, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung mit rechtlicher Wirkung unterworfen zu werden. Dazu kommt die KI-Verordnung, die Bewerberauswahl als Hochrisiko einstuft, siehe EU AI Act für kleine Unternehmen. Sobald Kunden- oder Bewerberdaten im Spiel sind, gilt ohnehin die Prüfreihenfolge nach der DSGVO.

In fünf Schritten auf den eigenen Betrieb übertragen#

1. Zwei Wochen zählen. Strichliste, fünf bis zehn Abläufe, kein Werkzeug. Danach weißt du, welche Schätzung falsch war.
2. Alles ohne Prüfquelle streichen. Für jeden verbliebenen Ablauf ein Satz: Woran erkenne ich in zehn Sekunden, dass das Ergebnis stimmt?
3. Nach der Regel fragen. Zwei Leute schreiben unabhängig auf, wie der Ablauf geht. Weichen die Fassungen ab, ist der nächste Schritt eine Absprache, keine Software.
4. Den Rest mit den höchsten Fehlerkosten zuletzt. Der erste Prozess soll laufen, nicht beeindrucken.
5. Ein Enddatum für den Versuch setzen. Sechs Wochen, danach eine Entscheidung: bleibt, wird nachgebessert, wird abgeschaltet. Ohne dieses Datum wird nichts abgeschaltet. Abbrechen solltest du, wenn die Nacharbeit über mehrere Wochen nicht kleiner wird; dann fehlt die Regel, und die bringt kein anderes Werkzeug mit.

Einen Prozess auf einmal, nicht zwei. Und die Zeit für Einrichtung, Einarbeitung und das erste Jahr Pflege zählt mit; eine Ersparnis, die nur ohne Einrichtungsaufwand besteht, ist keine.

Wo sich das Verhältnis umkehrt#

Das Ergebnis stimmt zu achtzig Prozent. Der schlechteste aller Werte: Wer zwanzig Prozent Fehler finden will, muss hundert Prozent lesen. Die gesparte Schreibarbeit kommt als Lesearbeit zurück, und die lässt sich schlechter delegieren.

Der Prozess kommt selten vor. Jahresabschluss, Inventur, Versicherungsvergleich haben zu wenige Durchläufe. Bis zum nächsten Mal hat sich die Vorlage geändert, und niemand erinnert sich, wie das Ding eingerichtet war.

Die Ausnahme ist der Normalfall. Preise mit Kundenrabatten, Lieferzeiten mit Absprachen, Aufträge mit mündlichen Zusätzen: Die Regel ist so dünn, dass die Pflege der Ausnahmen mehr Zeit frisst als der Ablauf.

Das Nachbarsystem hat keine Schnittstelle. Kommen Daten nur über ein Portal oder eine Oberfläche herein, die sich jedes Quartal ändert, baust du ein Abonnement auf Reparatur.

Es ist eine Entscheidung über einen Menschen. Bewerbung, Kündigung, Kreditwürdigkeit. Vorbereitung von Unterlagen ist möglich, die Entscheidung nicht.

Und der Prozess, der am meisten nervt? Meistens nervt er, weil er unklar ist: wechselnde Zuständigkeiten, fehlende Daten, ständige Rückfragen. Das macht ihn zum schlechtesten ersten Kandidaten und zum ersten auf der Liste der Abläufe, die vorher aufgeräumt werden. Oft löst sich das Problem dabei, ohne dass Technik nötig wird.

Stand 03.10.2026. Gesetzesquellen am selben Tag abgerufen.